石巻あゆみ野駅前にあるあゆみ野クリニックでは漢方内科・高齢者医療・心療内科・一般内科診療を行っております。＊現在訪問診療の新規受付はしておりません。

一枚の、まあA4ぐらいの大きさの紙を用意します。そしてその紙を、縦線と横線で４区画に分けます。

縦線には上向きの矢印、横線には右向きの矢印を付けましょう。縦線は「仕事の重要度」を表し、横線は｢緊急性｣を表します。つまり、上の右のますは「重要で緊急」、上の左のますは重要だが急ぎではない、むしろ時間を掛けてゆっくり取り組んだ方が良いことです。下の右のますは急ぎだが重要では無い事、例えばクライアントがわーわー言ってきているが内容的には重要ではない、と言うようなことです。そして下の左のますは、需要でも緊急でも無いこと、つまり下らないことです。

今あなたが抱えているタスクを１０個以内思いついて、それぞれを４つのマスに割り振ってください。もしあなたが自分の関わっているタスクを１１個以上思いついてしまうなら、それはその時点であなたはタスクを抱え込みすぎだ、という判断になるので、１１個目以上は問答無用に切り捨てです。要するに自分が手に負えない量のタスクを抱え込んでいるという事が既に明らかなわけです。

それではあなたは自分の関わっているタスクを上の四つのマスに割り振ります。もしあなたがタスクの殆どを｢重要かつ緊急｣に割り振ってしまったら、それはその時点で実はあなたはご自分のタスクについて冷静に判断が出来ていない、と言うことを表します。だからその時は一回深呼吸して｢いや、これは自分の判断が間違っている証拠だ｣と考え、改めて割り振り直してください。

さて、４つのマスにあなたのタスクを割り振ったら、まずあなたは「重要で緊急」に割り振ったことを最優先すべきです。そして｢重要ではあるが緊急ではない｣というタスクは後回しにしても良いが忘れないようにして、じっくり取り組みましょう。「緊急、あるいは急ぐけれども内容は重要ではない」事は誰かに振って(あからさまに言えば押し付けて)仕舞いましょう。急ぐんだから誰かがやることは必要ですが、重要じゃないんだからあなたがやらなくてよいのです。

最後に、「重要でもないし緊急でも無い」と判断した事案は、「棚上げ」にすればよいのです。本当ならこれらは止めてしまうのがよいのですが、日本の社会や集団では「何かを自分の判断で止める」というのが極めて面倒です。だから棚上げにするのです。｢棚晒し｣と言った方が良いでしょう。そうしておくとこういう案件は、そのうちなんとなくうやむやになってしまうものです。ある時ふと｢あー、そう言えばああ言う話があったなあ｣と誰かが思いついても既にその案件は死んでいますので、それで消えていって貰えばよいわけです。

これが私の｢仕事の整理法｣です。